Handlungsempfehlungen für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen mit Wetterextremen
Von der Risikoanalyse bis zur Kommunikation im Krisenfall
Wie sich Maßnahmen zur Sicherheit und Organisation sinnvoll verbinden lassen
Detaillierte Handlungsempfehlungen zu Hitze, Sturm und Starkregen
Klimatische und andere externe Risiken lassen sich nicht vollständig verhindern und keine Veranstaltung kann eine absolute Sicherheit gewährleisten. Umso wichtiger ist es, dass für den Eintrittsfall geeignete Strategien zur Bewältigung möglicher Auswirkungen vorbereitet und implementiert werden.
Jede Veranstaltung ist individuell. Erst eine standort-, format- und situationsbezogene Risikoanalyse einschließlich Gefährdungsbeurteilung ermöglicht die Ableitung passgenauer Maßnahmen für den jeweiligen Veranstaltungsfall.
Die bereitgestellten Inhalte basieren auf einer Planung unter Berücksichtigung realistischer Worst-Case-Szenarien. Sie dienen als fachliche Orientierung und stellen allgemeine Empfehlungen dar. Neben den organisatorischen und technischen Maßnahmen liegt ein Teil der Verantwortung jedoch auch bei den Besucher*innen selbst.
Jede Veranstaltung beginnt mit einer individuellen Standortbewertung: Welche Flächen sind wind- oder regenanfällig? Gibt es Gefahren durch Hitze oder unzureichende Entwässerung? Schon einfache Geländeanalysen, ergänzt durch lokale Wetterdaten, können Risiken sichtbar machen. Die Risikoanalyse gilt als Grundlage für ein Sicherheitskonzept und entsprechende Evakuierungspläne.
Um im Fall von Wetterextremen schnell handlungsbereit zu sein, ist ein individuell angepasstes Evakuierungskonzept maßgeblich. Dies ist für Veranstaltungen, deren Art und Größe es erfordert, Teil des Sicherheitskonzepts, sollte aber auch für kleinere Veranstaltungen erstellt werden.
Mehr Informationen zur Evakuierung (Fallbeispiel)
Legen Sie im Team fest, wer im Falle von Wetterwarnungen Entscheidungen trifft, wer kommuniziert und wer welche Aufgaben übernimmt. Ein kleines Kernteam oder sogenannter Krisenstab mit definierten Zuständigkeiten sorgt dafür, dass Maßnahmen ohne Zeitverlust umgesetzt werden.
Eine enge Abstimmung mit der Feuerwehr, dem Rettungsdienst, dem Ordnungsamt und Sicherheitsdiensten hilft im Ernstfall, koordiniert zu handeln. Wetterdienste, Bauhöfe und Stadtwerke oder Wasserverbände sind weitere wichtige Partner*innen, wenn es um Frühwarnungen oder kurzfristige Unterstützung geht.
Für die sichere Durchführung einer Veranstaltung ist eine kontinuierliche Wetterbeobachtung zwingend erforderlich. Dazu sollte eine verantwortliche Person benannt werden, die während des gesamten Veranstaltungszeitraums (inkl. Auf- und Abbauzeiten) regelmäßig die aktuellen Wetterentwicklungen überprüft und relevante Informationen unmittelbar an die Veranstaltungsleitung weitergibt.
Die Nutzung qualitativ hochwertiger Wetteranwendungen kann hierbei unterstützen (z. B. Deutscher Wetterdienst). Entscheidend ist, dass die verwendeten Apps eine hohe räumliche und zeitliche Auflösung bieten sowie verlässliche Daten zur Verfügung stellen. Ggf. können auch eigene Wetterstationen, die Daten zu Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Windstärke, etc. direkt am Standort abbilden, eine sinnvolle Ergänzung sein.
Insbesondere für größere Veranstaltungen kann zusätzlich eine professionelle Wetterberatung unterstützen. Diese bietet standort- und stundengenaue Prognosen sowie eine kontinuierliche Lageeinschätzung durch erfahrene Meteorolog*innen, wodurch frühzeitige Entscheidungen zu Schutzmaßnahmen oder Unterbrechungen erleichtert werden.
Informieren Sie Ihre Besucher*innen transparent – über Lautsprecher, Social Media, LED-Tafeln oder Aushänge. Klare und ruhige Kommunikation schafft Vertrauen und hilft, Missverständnisse oder Panik zu vermeiden. Zudem steigert es die Selbstverantwortung der Besucher*innen.
Sorgen Sie für befestigte, rutschfeste und barrierefreie Wege. Halten Sie Zufahrten für Einsatzfahrzeuge jederzeit frei.
Planen Sie wetterfeste Stromverteilungen, erhöhte Kabelwege und Schutzeinhausungen für empfindliche Geräte.
Überprüfen Sie regelmäßig Entwässerungssysteme und halten Sie Pumpen, Sandsäcke oder temporäre Wassersperren bereit.
Definieren Sie überdachte oder geschlossene Orte, an denen sich Besucher*innen bei Extremwetter vorübergehend aufhalten können.
Nutzen Sie geprüfte, wetterbeständige Materialien – insbesondere für Stände, Pavillons und temporäre Bauten.
Bestimmen Sie ein Kernteam, das bei Wetterwarnungen zusammentritt und Entscheidungen trifft. Es sollten insbesondere der Sicherheitsdienst, die Feuerwehr und der Rettungsdienst in die Entscheidungsprozesse einbezogen werden. Auch die technische Leitung kann durch ihre Expertise fachlich unterstützen.
Sorgen Sie für klare Informationswege zwischen Veranstaltungsleitung, Krisenstab und innerhalb des Organisationsteams. Im Fall von kurzfristig auftretenden Wetterextremen ist schnelles Handeln erforderlich, sodass die Entscheidung zur Räumung oder Evakuierung schnellstmöglich kommuniziert werden sollte. Ein möglicher Weg ist, von der Veranstaltungsleitung über festgelegte Bereichsleitungen an die jeweiligen Teams zu kommunizieren.
Halten Sie alle sicherheitsrelevanten Entscheidungen und Maßnahmen schriftlich fest (z.B. Fotos, Notizen-App). Das schafft Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit, auch für Versicherungen.
Analysieren Sie nach jeder Veranstaltung, welche Maßnahmen funktioniert haben und wo Verbesserungsbedarf besteht.
KlimaEvent ist eine gemeinsame Initiative der Gemeinde Bad Essen, der Universität Osnabrück und der Hochschule Osnabrück. Das Projekt entwickelt praxisnahe Handlungshilfen, um kommunale Veranstalter*innen, Vereine und Organisationsteams dabei zu unterstützen, öffentliche Veranstaltungen sicher, klimaresilient und verantwortungsbewusst zu planen.