Bei außergewöhnlichen Wetterereignissen oder anderen Gefahrenlagen erfolgt die Entscheidungsfindung zur Räumung oder Evakuierung einer Veranstaltung in klar definierten Stufen und Verantwortlichkeiten. Eine Koordinierungsgruppe unter Leitung der Veranstaltungsleitung bündelt alle relevanten Informationen und trifft in Abstimmung mit Sicherheits- und Rettungsbehörden Entscheidungen zu Räumung oder Evakuierung.
Die Koordinierungsgruppe kann sich bei Bedarf mehrfach täglich treffen und wird bei akuter Lage zu einem Krisentreffen erweitert.
Die Person ist verantwortlich für die Gesamtkoordination sowie Entscheidungsfindung und fungiert als zentrale Ansprechperson für alle sicherheitsrelevanten Themen. Dazu zählen z. B.:
Die Technische Leitung koordiniert alle für eine Veranstaltung relevanten technischen Aufgaben. Dazu zählen z. B.:
Der Sicherheitsdienst unterstützt sowohl in der Entscheidungsfindung als auch der Durchführung einer Räumung/Evakuierung:
Die Person entwickelt in Absprache mit der Veranstaltungsleitung Kommunikationspläne für intern sowie extern und stellt sicher, dass wichtige Informationen rechtzeitig und klar verbreitet werden. Dazu zählen z. B.:
Diese Person dokumentiert die Ereignisse. Dies gilt für die Entwicklung der Wettersituation sowie jede Entscheidung innerhalb der Koordinierungsgruppe inkl. der folgenden Maßnahmen. Alle Entscheidungen werden schriftlich protokolliert (Wer? Wann? Was? Warum?).
Zur strukturierten Gefahrenbewältigung kann ein mehrstufiges Vorgehen angewendet werden:
| Stufe | Zielsetzung | Inhalt |
|---|---|---|
| Stufe 1 – Beobachtung | Lageeinschätzung | Kontinuierliche Wetter- und Lagebeobachtung, Dokumentation |
| Stufe 2 – Vorbereitung / Informieren | Vorsorge | Information der Bereichsleitungen, Vorbereitung von Schutzräumen, interne Briefings |
| Stufe 3 – Räumungsentscheidung (geplant) | Gefahrenminimierung | Geordnete Räumung von Teilbereichen, Nutzung von Schutzräumen |
| Stufe 4 – Evakuierungsentscheidung (ungeplant) | Gefahrenabwehr | Vollständige Evakuierung des Geländes |
| Stufe 5 – Nachbereitung | Wiederherstellung | Dokumentation, Versicherung, Geländesicherung, ggf. Neustart |
Alle Entscheidungen werden schriftlich protokolliert (Wer? Wann? Was? Warum?).
Je nach Veranstaltung werden im Vorfeld geeignete Schutzräume und ggf. Notunterkünfte definiert, z. B.:
Diese werden bereits in Stufe 2 vorbereitet und in höheren Stufen aktiv genutzt.
Ein zentrales Element der Evakuierungsorganisation ist die lückenlose Dokumentation:
Dies dient sowohl der internen Auswertung als auch der rechtlichen Absicherung.